Kepraktisan dan keamanan biasanya menjadi tolok ukuran seseorang memilih tempat untuk menyimpan suatu dokumen terlebih lagi dokumen penting dan dalam jumlah yang banyak. Filling cabinet merupakan salah satu tempat yang banyak digunakan untuk menyimpan suatu dokumen.
Lalu apa itu filling cabinet ? Berikut ini merupakan pengertian filling cabinet, fungsi, dan jenis-jenis filling cabinet.
Daftar Isi
Pengertian Filling Cabinet
Filling cabinet merupakan lemari yang memiliki banyak laci yang terbuat dari besi, logam atau kayu yang digunakan untuk menyimpan suatu dokumen, file, atau arsip. Filling cabinet biasanya digunakan di perkantoran untuk menyimpan berbagai dokumen sehingga mudah untuk mengelolanya.
Secara umum filling cabinet merupakan sebuah lemari arsip yang berfungsi untuk menyimpan berbagai dokumen dan arsip.
Penggunaan filling cabinet bertujuan agar arsip dapat ditata lebih rapi dan mudah dikelola. Filling cabinet juga dapat mengamankan berbagai arsip dari percikan air atau pun debu mengingat materialnya yang terbuat dari logam.
Fungsi Filling Cabinet
Fungsi utama dari sebuah filling cabinet adalah sebagai tempat penyimpanan. Barang yang biasanya banyak disimpan di filling cabinet adalah dokumen, arsip, dan file penting yang dimiliki oleh suatu perusahaan, institusi, atau pun organisasi.
Tujuan penggunaan filling cabinet sebagai tempat penyimpanan dokumen adalah karena filling cabinet dibuat dari material yang kuat sehingga bisa melindungi dokumen dari kerusakan eksternal seperti terkena air, serangga, debu atau yang lainnya.
Baca juga : Pengertian Safe Deposit Box
Macam-macam Filling Cabinet
Terdapat jenis-jenis filling cabinet yang beredar di pasaran yang dapat dibedakan berdasarkan tampilan dan fungsinya. Berikut beberapa diantaranya.
1. Vertical File Cabinet
Merupakan jenis filling cabinet yang memiliki beberapa laci dan berderet ke atas sehingga membentuk garis vertikal. Lemari jenis ini cocok digunakan jika ruang yang tersedia tidak terlalu luas karena tidak memerlukan space yang banyak.
2. Lateral File Cabinet
Merupakan jenis filling cabinet yang memiliki banyak laci yang berderet ke atas dan ke samping sehingga akan lebih banyak kapasitas yang dapat ditampung. Filling cabinet jenis ini merupakan salah satu yang paling banyak digunakan.
3. Mobile File Cabinet
Merupakan jenis filling cabinet yang memiliki roda pada bagian bawahnya dan praktis karena mudah jika ingin memindahkannya ke tempat lain.
4. Flat File Cabinet
Adalah lemari yang memiliki lebar cukup besar sehingga cocok untuk penyimpanan dokumen dengan ukuran besar seperti karya seni, gambar, peta, dan dokumen lainnya.
5. Card File Cabinet
Merupakan solusi bagi pengarsipan untuk perpustakaan atau institusi dan berfungsi untuk penyimpanan kartu indeks.
6. Side Tab Filling
Merupakan jenis filling cabinet yang cocok jika digunakan untuk fasilitas medis karena dapat menampung dokumen dalam jumlah besar.
Cara Penggunaan Filling Cabinet
Pada umunya penggunaan filling cabinet dipisahkan berdasarkan jenis dokumen atau file, bisa juga disusun secara alpabetical sehingga memudahkan saat ingin mengetahui di folder mana file yang dicari ditempatkan. Intinya penggunaan filling cabinet selain untuk menjaga agar berkas tetap aman tetapi juga agar pengelolaan dokumen dapat dilakukan dengan lebih mudah.
Kesimpulan
Banyak faktor mengapa banyak kantor atau organisasi menggunakan filling cabinet sebagai tempat penyimpanan salah satunya karena kepraktisannya. Jika ingin mengelola banyak dokumen maka tidak ada salahnya menggunakan filling cabinet sebagai tempat penyimpanannya agar dokumen lebih mudah untuk dikelola dan lebih aman tentunya. Demikian penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan filling cabinet semoga bermanfaat.